電子ファイリング検定試験A級ー合格しました 2013年6月試験

受験時に情報が少なく、受験自身を迷った電子ファイリング検定。
A級合格しました。
判定AAで、80点から90点。やりましたー♪

ということで、受験経験者・合格者の声…。
私の視点から、この資格・試験・合格に向けてなど、書いてみます。
長くなりますが、興味のある方はどうぞ。

20130722

あと、電子ファイリングに興味のある方に向けて
記事を書きますので、いつもよりも専門用語が多いですがご了承ください。

 

 

 

 

============目次=============

【私の受験理由ーオフィスと書類とデータは切りはなせない】
【私の受験理由その2ー重要データ保管とリスク分析】
【どんな人に役立つ試験?】
【勉強・受験して得るこんな基本知識・勉強範囲】
【受験に関して、よくある質問】
・合格発表までの期間はどれくらい?
・対策セミナーは参加した方がいい?
・B級を受験しなくてもA級合格できる?
【試験問題と傾向・過去問について】
【おまけ:就職試験に有利?取得を悩んでいる学生さんにメッセージ】

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【私の受験理由ーオフィスと書類とデータは切りはなせない】

 

いうまでもないですが、

オフィスでの整理収納って本当に重要です。
オフィス整理整頓=5S運動=業務改善・業務効率化、に視点が行きがちですが
お客様からの最初の印象、信用度、リピート率、従業員の精神面、健康面
その重要度やメリットは、語りきれません。

例えば、
モノであふれかえった会社 と きちんと片付けられた会社
すぐに書類がでてくる会社 と 待っても待っても出てこない会社
どっちと契約したいか、どっちにお世話になりたいか。
言うまでもないですよね。

そして、そんなオフィスをなんとかしよう、と奮起したときに扱いに困るのは、
モノではなく書類です。
重要書類があちこちにまぎれています。
まさか、重要書類を心の持ち方だけを基準に、処分するわけには行けません。

だから、オフィスの整理収納を考えるときには、
書類をどう収納するかという問題とは、向き合わざるをえない。
それが、電子ファイリング検定の受験決意の理由です。

【私の受験理由その2ー重要データ保管とリスク分析】

 

そもそも、書類が0のオフィスなんて
普通じゃありえないですよね。

「パソコンが増えて紙が減る」

なんて言われたのは、10年くらい前の話で
実際は、元データがあるので、加工・印刷がカンタン。
カンタンに印刷できる=紙が増える傾向にある。
私も事務所仕事をしているので実体験に基づいても、よくわかります。

書類は、企業の活動とともに、増え続けます。
だから、意識的に減らすことをしなければ、
オフィスが狭くなって、雑々とする、これも当然。

じゃあ、一念発起!あふれた書類を何とかしよう!
となると、紙のファイリングシステムと向き合うことになり、
(これも語ると長くなるので、ここではおいておきますね)
となると、その紙の元のデータを、
どう扱うかが、重要ポイントになってきます。

先ほども書いたのですが、
特に、オフィスが家の整理収納と違う点は、
重要書類であふれていること。

例えば会計帳簿は10年間保管すること、
法人税法施行規則により保存年限7年の書類…などなど。
法律で保存が義務づけられている文書もあるので
「もう見ないから、いーらなーい」
って、処分してはいけない書類があります。
知らずに捨ててしまったら法律違反になります。

そしてこの紙の発生源ともなる電子データ。
電子データも紙と同じく
発生・活用・保管・保存・廃棄 のサイクルをたどるのですが、
紙とは違う、リスクがあります。
長期保存可能な媒体、拡張子、改ざん防止、データ紛失、流出…。

顧客情報を10年保存します!
と会社のルールで決めたところで、
そのファイル形式で10年後、確実に閲覧・再現できるかと言われると不安ですよね。
パソコンが壊れること、ファイルが壊れること。
誰かに改ざんされるかもしれないリスク。
持ち出され、情報流出してしまうかもしれないリスク・・・。

これら、紙とは違うリスクに対応するには、
正しい知識で対応するしかありませんよね。
前置きが長くなりましたが、
電子ファイリングはその辺のメリットをふまえ
周辺の法律や、管理、情報技術を勉強する資格です。
だから、私としては、整理収納アドバイザーであると同時に、
システム技術や情報セキュリティでを仕事としてお給料もらっていて、
プロな訳だしファイリングも得意分野だし、
きちんと体系的に学んで、資格という形にしておこう!
と思ったのがさらに具体的な受験理由です。

 

【どんな人に役立つ試験?】

私の場合は上のような理由でしたが、
どんな人がこの資格の勉強したら、役立つかなぁ、って考えてみました。

1、まずは、会社の責任者の方

以下4点の視点から見ても
データ・書類がどれだけ重要かわかりますよね。
文書の重要性をあまり考えたことないかなぁ、、、って思っておらる
責任者の方にほど、知っていただきたいです。

・アカウンタビリティ(説明責任)
・リスクマネジメント(リスク管理)
・コンプライアンス(法令順守&法令順守している証拠書類)
・ナレッジマネジメント(知識の共有)

2、文書管理部門や担当者、文書管理システムを構築する担当部門や担当者

・データを保存・維持するための技術的な知識が学べる
・文書管理システムを入れる際に、必要な作業やポイントが学べる。

文書管理システムを導入するのに、
必要な知識がなければ
ただデータ化しただけのゴミデータを、
たくさん作ってしまうだけになってしまいます。

どんなシステムでも、人間の作業を効率化するだけであって、
都合のいいように処理をしてはくれません。
まずは、文書管理システムの導入目的を明らかにすること。
そんな基本から学ぶことができます。

 

3、電子データ(Word/Excel/pdf/jpg/gif…)等でファイルを作ったり、
流用して活用してお仕事する人。
そしてそのデータを自分以外の誰か(後任・同僚)が活用する可能性のある人。

毎日の仕事のために何気につくって、
保存しているだけのつもりでも
そのファイルがいかに重要で、
かつ責任のある作業をしているかを、知ることができます。

 

【勉強・受験して得るこんな基本知識・勉強範囲】

・経営と情報管理…文書管理役割や重要性
・官公庁の文書・記録管理
・マネジメントサイクルを活用した保管・保存
・トータルファイリングシステムの電子化
・文章の配送・配布 EDI,DRM -著作権関係
・保管文書活用ーメタデータ、バージョン管理、バックアップ
・保管文章の維持ーマイグレ、電子署名
・クラウドサービス利用
・電子文書処分
・国際動向ーISO,IEC,ANSI,IEEE,ITU-T,W3C
・機能要件・保証要件
・電子記録マネジメント

 

【知識面】としては、法律を押さえる(E-文書法とか税法とか)
省庁別の出しているガイドラインも押さえる (経済産業省とか厚生労働省とか)
国際規格も押さえる (ISO27001とか9000とか)
27001ってことは、ISMSが入ってくるので、
情報セキュリティマネジメントシステムなんかも入ってくる。
で、ざっくり、大きなくくりで触りだけかと思いきや、
文書作成管理表の項目まで対象です。

【技術面】としては、HTML,RAID,パリティ、電子署名、ハッシュ関数、秘密鍵、公開鍵、認証局、
TIFF/PDF,CD,DVD,BD,USBメモリ,NAS,イメージファイルの品質,RGB256
EDI,DRM,HTML,ダブリンコア,ストレージサービスの特徴、OCR,
ファイルバックアップ、イメージバックアップ、フルバックアップ、差分バックアップ…。

勉強面は広く浅く細かく。
技術面は、ひろーく、あさーく。
食い散らかしたなーって感じ(笑)

技術面は、文書管理に関連する技術を集めると
こうなった感じです。
ひとつひとつ結構深いのに、え、テキストに説明そんだけ?みたいな。
(暗号化の技術とかあれだけでは難しいだろうなぁ…。)
経験のない学生さんが勉強するには、
ハードルが高い試験だと言われる訳がよくわかりました。

逆に言えば、システム知識が一通りあれば、
ほとんど勉強の必要はないです。

 

【受験に関して、よくある質問】

・合否結果が手元に届くまでー1か月と5日でした

2013年6月15日(日)に受験して、
2013年7月20日(土)の朝に合格通知が来ました。
大体発表まで1カ月と聞いていたので、
1か月とちょいでした。

・2013年6月は、電子”化”ファイリング から 電子ファイリングへ名称・テキストが新しくなって初試験

テキスト、一新したそうです。
わかってたら絶対このタイミングで受験してなかったぁ(笑)

【メリット】
テキストが一新され、法律・ガイドラインが新しいこと

【デメリット】
テキスト巻末に、過去問がまったく掲載されていないこと。

次回12月試験のテキストには、今回の6月分が掲載。
来年の6月には、今回と次回の過去2回分と
過去問が掲載されることになるそうです。

過去問を繰り返し解くのが、
この試験の唯一にして絶対の合格への近道だそうです。
試験に落ちると、過去問を手に入れるために、
最新版のテキストを何度も購入することになる人もいる…とのこと。

試験代+テキストが、何回もかかっちゃいます。
コストパフォーマンスのためにも、一発合格目指しましょう!

・事前対策セミナーは参加した方がいい?

講座概要
・受講時間は半日
・試験合格対策の講座
・もちろん有料
・参加人数は、2013年6月、大阪で5人くらい。
当日試験は20名くらいいたので受講率約25%。
講座参加者のうち、合格率は…不明です。

【メリット】
・「ここがでると思う、でそう」をはっきり教えてくれます
それをテキストにメモしたり、下線を引くだけで、講座の9割が終了します。
・「これだけは必ずやっておこうプリント」をもらえます。

【デメリット】
・有料、参加のために半日費やします。
・講座といっても、内容を学ぶ場所ではありません。
テキストの内容は勉強した前提で、テスト対策としての講座なので、
「初めて勉強するから、学校のように教えてもらおう」
と思ってテキストも読まずに参加すると、
全く意味が分からない…という受講結果になりかねません。

・「ここが出る・でそう」はあくまで講師の方の経験則と感覚、
下調べあってこそ、のようです。

「ここ出ると思う」とおっしゃった部分は、ほぼ100%出ました。
ただ「でる」と言われた範囲もめっちゃ広く
試験問題も、とにかく数が多いので、
そりゃ100%でるよね~、と思わなくもないかな。

もちろん、講師がでる、と言わかなった部分からの出題もありました。

トータルで考慮して、参加した方が合格には近道だよ、というのが私の感想です。
ただ、講座は、あくまで私が参加したときの事前講座の感想なので、
講座内容が違う場合はご容赦くださいね。

 

・B級を受験しなくてもA級合格できる?

A級だけ受講・受験しましたが、問題なく合格しました。

心配だったのは、B級の知識を問われる問題がでるかなという
ところでしたが、結局そんな問題は出ませんでした。
B級のテキストも購入し、A級対策として目を通しましたが
今振り返れば、必要のない時間でした。

試験範囲は、広く、浅く、詳細に。
前半のマークシート問題は普通に勉強していれば
満点を取るのは簡単です。
穴埋め問題なら筆記でもいいくらい。
ただ、後半のマークシートでみんなズタボロになります…と他にも
色々攻略ポイントはあるのですが、この辺は、
みなさんのニーズに合わせて今後記事にしようと思っています。

長くなってきたので、今回はこれくらいにして、
また反響があれば、自作した、試験対策問題集なんかもアップしようかと思います。

 

【おまけ:就職試験に有利?取得を悩んでいる学生さんにメッセージ】

就職に有利になりますか?
他の試験とどっちを優先した方がいいですか?
って良くある質問にざーっと私の考えを書きますね。

社会人になったときに、データや書類を扱う人であれば
勉強しておけば、前提知識・基礎知識として、
かなりの割合で役立つと思います。
ただ勉強範囲が、上記の通り広く浅く詰め込む形になるので、
あまり面白い試験ではないと思います。
日常生活にも、ほとんど役立たないし。

逆にいえば、だからこそ、この試験合格されてたら、
「努力されましたね~って、なんでとろうと思ったのですか?」
と、私なら興味津津だし、
書類の重要性から会社の未来とか語ってくれたら、
かなり好印象。

もしくは、この試験がどういう試験か説明しつつ、
その説明に自分のことをストーリーとして
乗っけれる人なら良いアピールポイントにもなり、強みになると思います。

あとはピンポイントアドバイスですが、
コピー機のメーカーさん等で会社に入ってから、
社員全員にこの資格を取らせている会社さんがあるので、
そういう会社に就職を考えているなら、
御社にどうしても入社したく、即戦力となりたく貢献したく、
準備してきました的に、語れるポイントになるなら…活用度高いですね。
私なら絶対そうするな。

あと、システム系の勉強とかしたことがあれば、
技術面の勉強は少し余裕があると思いますよ~。

悩んでいるなら、是非チャレンジしてみてください。
私の記事で興味を持ってもらえて、
行動のきっかけになれば嬉しいです。


2 thoughts on “電子ファイリング検定試験A級ー合格しました 2013年6月試験

  1. 山村みか on

    はじめまして、愛知県在住の山村と申します。(当方も同協会で主催されているファイリングデザイナー1級を取得しました)
    このたび電子ファイリング検定A級を受講しようと考えテキストを入手しましたが「過去2回分と過去問が掲載されることになる」との事も無く事務局へ問い合わせても「予定は無く、同様の問い合わせもありません」との事でした。対策セミナーに出席するにも遠方のため難しく対応に困り果てています。そんな時にこのページに行き当たり、わらをもすがる思いでコメントを書かさせて頂いております。お願いです。私が取得したファイリングデザイナー1級に関連する情報と引き換えに電子ファイリング検定A級の情報を頂けないでしょうか。(その他、ITILやITパスポートについても情報提供は可能です)どうか宜しくお願い致します。

    • ながの on

      山村みか さま
      コメントありがとうございます。
      そうですか~。今も、過去問掲載ないんですね。
      最新情報、ありがとうございます。

      私も、過去問に1回もあたれないのが、一番キツかったです。
      個人的に記憶に残っている範囲の、
      雑談レベルのアドバイスでもよければ、ご連絡くださいませ♪

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